“Tee tehokkaasta ajanhallinnasta joku juttu” vastasi Mona kun keitin tänä aamuna toimistolla kahvia ja utelin, että mistä aiheesta hän haluaisi blogissani lukea. Olen kuullut tämän toiveen itse asiassa aikaisemminkin muutamalta.
Tavallaan aihe on aika huvittava minun kirjoittamana. Olen ehkäpä maailman huonoin kellon kanssa ja yleensä aina kaksi minuuttia (vähintään) myöhässä kaikkialta. Kerran viikossa joku laittaa IG-directillä, että on bongannut minut jossain päin Helsinkiä juoksemassa naama punaisena otsatukka päälaella… (viimeksi tänään Kalliossa kuulemma, terkkuja! :D). Mutta ehkäpä tähän täsmentyykin se meikäläisen tehokkuus: en halua käyttää liikaa aikaa paikasta toiseen liikkumiseen.
Samaan aikaan kun ajattelen olevani huoleton hippi, joka ei juuri liikaa stressaile, en voi sietää aikaansaamattomuutta tai lorvailua. Se on pahinta. Yrittäjänä on joskus haastavaa saada työn ja vapaa-ajan välille selvää (tai edes epäselväää) rajaa, mikä toisinaan uuvuttaa. Se, että teen tehokkaasti työni ja saan nauttia hyvällä omalla tunnolla myös vapaa-ajastani, on minulle äärimmäisen tärkeää.
Olen kehitellyt muutamia kikkoja tehokkuuden edistämiseksi. Näillä keinoilla stressitasoni laskee ja samalla tulokset paranevat.
To do -lista & “Saavutin päivässä” -lista
Asioiden aikaansaaminen tuottaa hyvää oloa. Olipa kyseessä sitten postimerkkien osto, kodin siivous tai raportin lähettäminen, kirjoitan sen to do -listalle. Lista toimii muistilistana ja samalla selkeyttää tehtäviäni.
To do -listassa on paljon samaa kuin tavoitteiden kirjaamisessa: mikäli asioita ei kirjoita ylös, eikä niitä pääse yliviivaamaan, voi tulla fiilis kuin et olisikaan saanut oikein mitään aikaan. Ja ainakin itse koen, että aikaansaamaton fiilis työpäivän jälkeen on ihan hurjan turhauttavaa.
Välillä to do -listan sijaan kirjoitan päivän päätteeksi ylös asiat, jotka olen päivän aikana tehnyt. Tarkoituksenani on tietenkin kerätä listalle mahdollisimman monta juttua. Toimii!
Suunnittele päiväsi
Mikäli harrastat to do -listoja, tai vaikket harrastaisikaan, tee näin: jaa tehtävät viikon jokaiselle päivälle. Jokaiselle päivälle on siis oma tehtävälista. Käyn aina aamulla päivittäisen tehtävälistani läpi ja pyrin parhaani mukaan saamaan jokaisen kohdan tehtyä.
Ajanhallinnan sovellukset
Kokeile ajankäyttöön tarkoitettuja sovelluksia: Toggl & Harvest. En käytä näitä säännöllisesti, mutta aina välillä on kausia, kun päivitän aktiivisesti. Erityisesti sellaisina kausina kun tuntuu, ettei hommat etene. Sovelluksen avulla minun on helppo seurata kuinka paljon päivästä menee aikaa esim palavereihin, myyntityöhön, meileihin, suunnitteluun, valokuvaukseen, sisällöntuottoon ja tapahtumiin. Pitäisikö jonkin osion tuntimääriä saada alemmas ja jonkin kenties ylemmäs?
Selkeät tauot
Päivääni kuuluu tietty määrä ennalta päätettyjä taukoja, joista pidän kiinni kynsin hampain. Rakastan sitä, että nyt tehdään tehokkaasti pari tuntia, ja sitten keitetään kahvit. Jos teen lounas- tai kahvitauolla samaan aikaan töitä, huomaan väsymyksen iskevän kovemmin iltapäivällä. Töitä tehdään työaikana ja tauolla irtaudutaan läppäristä!
Kahden minuutin sääntö
“joo pitääkin pistää siitä viestiä joku päivä”, “pitää varmistaa toi vielä jossain vaiheessa” ja “käyn hyväksymässä tämän laskun heti kun ehdin”… kuulostaako tutulta? Kahden minuutin sääntö on yksinkertainen: jos mieleesi tulee joku asia, jonka tekemiseen kuluu maksimissaan kaksi minuuttia, tee se heti. Olipa kyseessä sitten meili tai kampaajan varaus. Tee se heti. Se poistuu samantien häiritsemästä sinua ja antaa tilaa uusille ajatuksille.
Kirjoita ideat aina ylös
Oli idea mikä tahansa, minulla on tapana kirjata se puhelimeeni. Synttärilahja, podcast-aihe, kuvauspaikka, arkiruoka tai uusi kirja. Ideoita pompahtelee esiin sen verran tiuhaan, ettei ainakaan meikäläisen aivoissa yksinkertaisesti ole tarpeeksi kapasiteettia muistamaan kaikkea. Minusta on helpottavaa rustata asioita muistikirjaan, ihanaa ettei tarvitse yrittää muistaa yhtään mitään ylimääräistä.
Verkosto & vakiintunut asiakaskunta
Alan ihmisiin tutustuminen on äärimmäisen tärkeää. Omaa verkostoani olen kasannut kahdeksan vuotta enemmän tai vähemmän aktiivisesti. Se tapahtuu pääosin tapahtumissa tutustumalla (aina frendien synttäreistä alan tapahtumiin) ja projekteissa mukana olemisella. Välillä lähestyn meilitse. Mitä vakiintuneempi asiakaskunta, sitä helpommin hommat pyörii. Tunnetaan toistemme työnkuvat ja tavat toimia. Lähestyminen on vaivatonta ja hommat toimivat yleensä näppärästi.
Opi sanomaan ei
Ehkäpä haastavimpia kohtia itselleni. Kaikkeen aika ei yksinkertaisesti riitä, vaikka kuinka kiinnostava projekti olisikin kyseessä. Oma rajallisuus kannattaa aina muistaa, vaikka yrittäjiä tässä ollaankin. Rankemmat työviikot ovat satunnaisesti ok, mutta jos hommia on kokoajan liikaa, kärsii siitä niin työnjälki kuin oma hyvinvointi. Esimerkiksi kiinnostavan sisältömarkkinointi kampanjan osalta saatan ehdottaa projektin toteutusta toisella kvartaalilla tai mikäli aikataulusta ei ole mahdollista joustaa, ohjaan yleensä brändiin sopivalle kollegalleni.
Käytä aikasi oikein
Mieti kokonaisuuksia, älä takerru yksityiskohtiin, joilla ei ole suurta merkitystä lopputuloksen kannalta. Välillä yksityiskohdilla voi olla järkyttävän suuri merkitys. Esimerkiksi silloin kun suunnittelet englanninkielistä digimarkkinoinnin luentoa maisteriopiskelijoille tai editoit ulkomainontaan, suurelle näytölle tulevaa mainoskuvaa (molempien kimpussa tänään!). Silloin kannattaa takertua: tarkistaa termit, faktat ja zoomailla editoitava mainoskuva tarkasti läpi.
Punnitsen päivän aikana eri tilanteissa, että onko minulla aikaa tähän ja onko tämä todella tarpeellista? Olen oppinut tekemään punninnan tehokkaasti ja teenkin yleensä nopeita päätöksiä.
Sopimus
Sopimus selkeyttää aina kaikkia osapuolia. Sopimus säästää aikaasi silloin kun joku menee pieleen tai asiakas alkaa vaatimaan liikoja. Päivitettäviä sopimuspohja, jonka voi räätälöidä kuhunkin projektiin on huippu! Suosittelen tilaamaan suoraan esim. sopimuksiin erikoistuneelta lakimieheltä.
Tavoitteet
Päivätavoite, viikkotavoite tai kuukausitavoite – valitse näistä itsellesi sopiva! Tärkein kaikista: pidä tavoitteet konkreettisina. Omat tavoitteeni liittyvät monesti myyntityöhön, mutta eivät aina. Voivat ne olla esimerkiksi mediakortin- tai raporttipohjan päivittäminenkin. Helmikuun tavoitteenani on saada myytyä kaksi ekologista kampanjaa.
Hyödynnä julkisissa matkustaminen
Podcasteja, lukemista, ideointia…? Olen alkanut kantaa kirjaa julkisissa. Istun päivän koneella ja puhelimella työni puolesta, enkä yksinkertaisesti jaksa heti työpäivän jälkeen tuijottaa ruutua. Jos alan kuuntelemaan podcastia tai äänikirjaa, alan turhan helposti skrollailemaan puhelintani.
Treffaa ystäviä arkirutiinien äärellä
Arkirutiinien sosialisoiminen on suosikkipuuhaani – kaksi kärpästä yhdellä iskulla! Lounaalle, treenaamaan tai ruoanlaittoa. Ruokakauppatreffejäkin harrastetaan välillä 😀 Joskus ollaan pesty ikkunoita tai kokoonnuttu jonkun luokse kasaamaan kirppistavaroita. Ystävien auttaminen ja samalla treffaaminen on parasta. Tänään on luvassa meidän mimmitriolla lenkki, sauna ja ruoanlaittoa!
Lisää vinkkejä? Jakakaa ihmeessä!
kuvat: Janni Ehari
Bik Bok knit (old, borrowed from Elisa)
Filippa K coat
Weekday jeans
Puma sneakers
xx Sara
Posted at 17:54h
in
Uncategorized
by Sara
aamiainen St. Georgessa, ravintola Andrea
